Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter – Was ist der Unterschied?
Die Entscheidung zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten ist eine strategische Frage, die von der Größe der Organisation, den verfügbaren Ressourcen und den spezifischen Datenschutzanforderungen abhängt. Beide Modelle haben ihre Berechtigung – die richtige Wahl hängt von den individuellen Umständen ab.
Interner Datenschutzbeauftragter
Ein interner DSB ist Beschäftigter der Organisation und übernimmt die DSB-Funktion neben oder anstelle seiner eigentlichen Tätigkeit. Er kennt die internen Prozesse und Strukturen gut und ist jederzeit vor Ort verfügbar. Allerdings muss er über das notwendige Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis verfügen (Art. 37 Abs. 5 DSGVO) – und dieses Wissen aktuell halten.
Ein wesentliches Problem beim internen DSB ist das Risiko von Interessenkonflikten. Nach Art. 38 Abs. 6 DSGVO darf der DSB keine Aufgaben wahrnehmen, die zu einem Interessenkonflikt führen. Dies schließt insbesondere die Übernahme von Leitungsfunktionen aus, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheiden. Damit sind viele typische Positionen – IT-Leitung, Personalleitung, Geschäftsführung – für die DSB-Funktion ausgeschlossen.
Externer Datenschutzbeauftragter
Ein externer DSB ist auf der Grundlage eines Dienstleistungsvertrags tätig (Art. 37 Abs. 6 DSGVO). Er bringt spezialisiertes Fachwissen mit, das er durch kontinuierliche Weiterbildung aktuell hält. Seine Unabhängigkeit ist strukturell gesichert: Er hat keine internen Karriereinteressen, die seine Beratung beeinflussen könnten, und ist nicht in die Hierarchie der Organisation eingebunden.
Für kleine und mittlere Organisationen ist der externe DSB häufig die wirtschaftlichere Lösung: Anstatt eine Vollzeitstelle zu besetzen, zahlt die Organisation nur für die tatsächlich erbrachten Leistungen. Gleichzeitig profitiert sie von der Expertise eines Spezialisten, der Erfahrungen aus verschiedenen Organisationen und Branchen mitbringt.
Direkter Vergleich
Die folgende Gegenüberstellung zeigt die wesentlichen Unterschiede zwischen beiden Modellen:
| Kriterium | Interner DSB | Externer DSB |
|---|---|---|
| Unabhängigkeit | Eingeschränkt durch Hierarchie | Strukturell gesichert |
| Fachkompetenz | Muss aufgebaut werden | Spezialisiert, aktuell |
| Interessenkonflikte | Hohes Risiko | Gering |
| Kosten | Vollzeitstelle oder Zusatzaufgabe | Leistungsbezogen |
| Verfügbarkeit | Jederzeit vor Ort | Vertraglich geregelt |
| Branchenerfahrung | Auf eigene Organisation beschränkt | Aus verschiedenen Mandaten |
| Kündigungsschutz | § 38 Abs. 2 BDSG | Vertragliche Regelung |
Empfehlung für kleine und mittlere Organisationen
Für kleine und mittlere Unternehmen sowie für öffentliche Einrichtungen ohne eigene Datenschutzabteilung ist der externe Datenschutzbeauftragte in der Regel die bessere Wahl. Er bietet spezialisierte Fachkompetenz, strukturelle Unabhängigkeit und ist wirtschaftlich effizienter als eine interne Lösung.
Entscheidend ist in jedem Fall, dass der gewählte DSB über das notwendige Fachwissen verfügt und seine Aufgaben tatsächlich wahrnehmen kann. Ein DSB, der die Funktion nur formal übernimmt, ohne die erforderliche Zeit und Kompetenz einzubringen, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Häufig gestellte Fragen
Darf der IT-Leiter gleichzeitig DSB sein?
In der Regel nein. Der IT-Leiter ist selbst für viele datenschutzrelevante Verarbeitungen verantwortlich. Die gleichzeitige Übernahme der DSB-Funktion würde zu einem Interessenkonflikt nach Art. 38 Abs. 6 DSGVO führen.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten variieren je nach Umfang der Tätigkeit und Größe der Organisation. In der Regel sind externe DSBs kosteneffizienter als interne, da keine Vollzeitstelle besetzt werden muss und die Kosten nur für die tatsächlich erbrachten Leistungen anfallen.
Kann ein externer DSB abberufen werden?
Ja, aber nur unter denselben Bedingungen wie ein interner DSB. Nach Art. 38 Abs. 3 DSGVO darf der DSB wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht abberufen oder benachteiligt werden. Eine Abberufung ohne sachlichen Grund ist unzulässig.